Les archives sont un ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme, leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, ainsi que par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de son activité.

Les archives constituent donc la mémoire d'une personne ou d'une entreprise à travers :

• un ensemble de documents → homogénéité des documents
• reçus et/ou produits → diversité des types de documents
• organisés → documents hiérarchisés, classés et ordonnés
• conservés pour une utilisation ultérieure → documents stockés, accessibles et disponibles
• conservés par obligation administrative ou légale → documents soumis à des délais de conservation

La mise en place d'une politique d'archivage est justifiée par quatre finalités principales :

• la fonction de preuve : l'entreprise apporte la preuve de ses engagements et de ses obligations vis-à-vis de ses partenaires.

• la fonction de mémorisation : les archives sont le témoin de la mémoire et du patrimoine de l'entreprise. Elles constituent une base de référence, à partir du regroupement d'éléments antérieurs, en vue d'une action opérationnelle.

• la fonction de compréhension : les archives aident à la décision stratégique par la compréhension de l'environnement de l'entreprise. Elles ont une influence sur l'efficacité et la rentabilité de l'entreprise.

• la fonction de communication : l'entreprise se pose la question de son image et de sa représentation au sein de la mémoire collective. Des archives bien gérées mettent en valeur l'histoire de l'activité de l'institution. Elles projettent une image dynamique et positive aux yeux du personnel et de la concurrence.

La structuration de l'information apporte une valeur ajoutée au fonctionnement de l'entreprise, et par là-même à la réussite de son activité. Gain de temps, de place, économies et aide à la décision sont des avantages avérés. Certaines entreprises ressentent également la nécessité d'inscrire leur activité dans la durée, ce qui les encourage à sauvegarder leur patrimoine.